Teams und Kontaktgruppen

Hinweis

Anstelle beim Teilen von Dokumenten oder Ordnern in der Dateiablage (Nextcloud) alle Personen einzeln auswählen zu müssen, können diese auch direkt mit Mitgliedern von sogenannten Teams oder Kontaktgruppen geteilt werden. Wir empfehlen Ihnen TEAMS (ehemals "Kreise"), wenn Sie Dateien oder Ordner mit anderen Schullogin-Nutzenden teilen wollen. Möchten Sie hingegen Dateien oder Ordner mit Personen teilen, die keinen Schullogin-Account haben, bieten sich eher GRUPPEN an. Das Anlegen von Gruppen kann etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, da sie hierfür zuerst Kontakte in der Dateiablage anlegen müssen. Selbstverständlich können Dokumente auch gleichzeitig mit Teams, Kontaktgruppen sowie Einzelpersonen geteilt werden.

Teams anlegen und verwalten

1. Öffnen Sie die Dateiablage bei Schullogin und klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Kontakte"

2. In der linken Spalte finden Sie Ihren Kontaktbereich. Dort klicken Sie neben „Teams“ auf das Plus-Symbol, um ein neues Team zu erstellen.

   

3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zur Eingabe Teamnamens aufgefordert werden. Der Name kann zu späterem Zeitpunkt wieder geändert werden.

   

4. Bevor Sie Personen zu Ihrem neuen Team hinzufügen, sollten Sie das Team konfigurieren und eine knappe Beschreibung ergänzen. Bitte achten Sie dabei darauf, dass Sie bei "Sichtbarkeit" keinen Haken setzen, damit nur Sie sowie alle Teammitglieder das Team in der Auflistung aller Teams sehen.

   

5. Fügen Sie nun die Personen zum Team hinzu. Klicken Sie hierfür auf „Mitglieder hinzufügen“. Geben Sie in das Suchfeld den Klarnamen oder den Schullogin-Anmeldenamen ein, um nach Personen zu suchen und diese zum Team hinzuzufügen. Um Verwechslungen vorzubeugen, empfehlen wir die Suche nach dem Anmeldenamen.

   

6. Verwalten Sie bei Bedarf den Mitgliedsstatus der Teammitglieder. Klicken Sie hierfür auf die Punkte neben deren Namen. Jede Rolle hat andere Berechtigungen. Standardmäßig sind Sie als Ersteller des Teams „Owner“ (Besitzer) und besitzen damit alle Rechte, während neue Teammitglieder standardmäßig den Status „Member“ (Mitglied) tragen. Durch Klick auf die drei Punkte können Sie Personen auch wieder vom Team entfernen.

   

7. Nun können Sie ganze Ordner oder einzelne Dokumente für dieses Team freigeben. Geben Sie dafür in das Suchfeld den Namen des Teams ein. Sie können dabei die gleichen Einstellungen vornehmen wie beim Teilen von Dokumenten mit Einzelpersonen (bspw. Ablaufdatum, Download verbergen, Passwortschutz). Nach erfolgreicher Freigabe sehen Sie in der rechten Spalte, dass Sie den Ordner oder das Dokument mit dem Team teilen.